各位財務(wù)人注意了！深圳一家公司，員工墊資購買辦公用品再找公司報銷，居然被稅局要求整改了！到底是啥原因？企業(yè)費用報銷如何規(guī)避風(fēng)險？
1員工墊資采購再找公司報銷，
居然被稅局要求整改？ 深圳某家創(chuàng)業(yè)公司被稅局要求整改了。原因是，公司采購辦公用品時由個人使用自己的賬戶付款，然后再找公司報銷的做法，在稽查時被認(rèn)為不合規(guī)，要求企業(yè)及時進行整改。 處罰原文：在檢查中，稽查人員發(fā)現(xiàn)該公司有向個人賬戶轉(zhuǎn)款打錢的情形，詢問后得知因為企業(yè)規(guī)模較小，所以在辦公用品采購時由個人使用私人賬戶購買，然后由個人報銷，公司再將款項支付給個人，經(jīng)過對銀行資料對比證明了企業(yè)上述說法屬實，但該做法既不合規(guī)，也帶來了涉稅風(fēng)險，稽查人員已要求企業(yè)及時整改。 稅務(wù)部門提醒，深圳市目前很多孵化器類型的企業(yè)，因為業(yè)務(wù)尚處于研發(fā)階段，日常賬務(wù)管理比較混亂，甚至出現(xiàn)用員工個人賬戶來購買公司辦公用品等情況。雖然此次案件未查明有利用個人賬戶進行涉稅違法行為，但是存在很大涉稅風(fēng)險，不利于公司長遠發(fā)展，因此，公司即使在起步階段也要重視財務(wù)規(guī)范管理，防范涉稅風(fēng)險。 2個人墊資再報銷，這3個事項，一定要注意！
1. 個人墊資費用不宜過大 就個人情感上而言，金額大的話，要你先自掏腰包肯定不樂意呀！一是不知道什么時候才能拿回來，二是如果發(fā)票出什么問題，財務(wù)分分鐘不報銷，那豈不是炸了！ 幾十幾百就算了，過千的話，很多人都希望先從公司領(lǐng)取備用金再支付，或者通知公司直接公戶付款，現(xiàn)在公司也有微信支付、支付寶等支付工具，方便得很。 從公司管理角度看，個人墊支容易出現(xiàn)虛假報銷的問題，很多公司都有限制業(yè)務(wù)員墊支金額，超額自己掏。 所以，個人墊支金額過大，從邏輯上就已經(jīng)說不通了！多少才算“大”呢？參考現(xiàn)金管理條例的說法，1000以上。
2. 對外采購墊資的人員不宜太多 正常情況下，一個公司負(fù)責(zé)采購的人員就那么幾個，如果大家都墊資報銷，就有發(fā)票抵薪的嫌疑。稅務(wù)局可能就會稽查公司這些藏匿在發(fā)票后邊的工資或福利費、要求補繳個稅。
3. 墊資的費用要及時報銷 企業(yè)如果經(jīng)常報銷前期的費用，一是不利于內(nèi)部管理，二是會計數(shù)據(jù)的失真，三是會讓稅局質(zhì)疑費用的真實性，是不是找票報銷的？ 3注意！今天起，費用發(fā)票報銷這5大風(fēng)險要規(guī)避！ 不只個人墊資報銷有風(fēng)險，差旅費、餐費、福利費等企業(yè)的常見費用報銷中也都存在很大風(fēng)險，財務(wù)人員應(yīng)該步步為營，小心謹(jǐn)慎，5個避坑指南送給你！
1. 需不需要代扣代繳個稅？ 財務(wù)向個人支付款項時，一定要考慮，這筆款需不需要扣繳個稅。 企業(yè)報銷的辦公用品、餐費、加油費如果與公司的規(guī)模、經(jīng)營情況不匹配，則很有可能被稽查要求補稅。 比如，江蘇某家公司2019年管理費用大幅上漲，稅務(wù)機關(guān)順藤摸瓜發(fā)現(xiàn)，三張大額辦公費發(fā)票實則是支付給員工的福利費，最終被要求補繳個稅3萬元、罰款1.5萬元。 個人在企業(yè)報銷屬于自己的費用，具有福利性質(zhì)，本質(zhì)上還是取得與受雇有關(guān)的所得，應(yīng)該按照工資薪金繳納個稅。 《稅收征收管理法》第六十九條規(guī)定，扣繳義務(wù)人應(yīng)扣未扣，由稅務(wù)機關(guān)對扣繳義務(wù)人處應(yīng)扣未扣款百分之五十以上三倍以下的罰款。 對于發(fā)票抵薪，財務(wù)不只不能出這樣的餿主意，還應(yīng)該及時告知相關(guān)人員這樣做的后果，幫助公司降低風(fēng)險！
2. 增值稅能否抵扣？ 拿到費用的報銷單，財務(wù)人員應(yīng)該考慮增值稅能不能抵扣。進項稅的抵扣必須同時滿足2個條件： ◆取得合法有效的抵扣憑證 ◆沒有用于免稅項目、集體福利等不能抵扣進項稅的項目 比如，同樣都是機票，進項稅能不能抵扣？這就要看機票類型和報銷對象。
3. 企業(yè)所得稅能否扣除？ 《企業(yè)所得稅稅前扣除憑證管理辦法》規(guī)定可稅前扣除的合法憑證，不只限于常用的發(fā)票，還有財政票據(jù)、完稅憑證、收款憑證、分割單等。 有一些費用雖然按照會計相關(guān)管理規(guī)定可予以報銷，但所得稅上不能稅前扣除，應(yīng)該主動做調(diào)增。 例如，鐵路電子客票丟失后，企業(yè)所得稅存在不能扣除的風(fēng)險。
4. 是否存在會計和稅法的差異 很多人把會計處理和稅法混為一談，最典型的一個例子是，稅法上規(guī)定500萬元以下固定資產(chǎn)可以一次性稅前扣除，很多人在會計處理上就一次性提折舊計入費用，固定資產(chǎn)的凈值也變成了0。 這種做法是錯誤的，會導(dǎo)致會計信息的失真。對于會計和稅法的差異，應(yīng)該通過“遞延所得稅資產(chǎn)” “遞延所得稅負(fù)債”等科目入賬。
5. 公款私用、惡意報銷的風(fēng)險 個人消費在公司報銷、或者串通第三方故意抬高價格來惡意報銷、公款私用，對于國企、私企都是危害特別大的一種情形。
企業(yè)可以通過以下幾種方法來規(guī)避這一風(fēng)險： 1、制定預(yù)算，以預(yù)算制度來約束費用的報銷； 2、報銷費用不能只依據(jù)發(fā)票，同時還要有大額采購申請、驗收單、合同、入庫單等原始單據(jù)； 3、應(yīng)該索取發(fā)票清單； 4、設(shè)定專人采購、專人審核、定期采購； 5、采用公戶支付，可以使用支付寶、微信等便捷支付的方法。
（財務(wù)部 金雨生轉(zhuǎn)）
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