實(shí)施OA系統(tǒng)   提升管理水平

構(gòu)建森達(dá)熱電持續(xù)優(yōu)質(zhì)高效發(fā)展的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)

——閔長高同志在實(shí)施OA系統(tǒng)工作部署會(huì)議上的講話

（二00七年五月八日）

同志們：

年初召開的總公司工作會(huì)議上，我們將實(shí)施OA系統(tǒng)列為年度工作的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，期望通過OA系統(tǒng)的實(shí)施，提升管理水平，提升工作效率，提升經(jīng)濟(jì)效益。我們今天的會(huì)議，就是對(duì)實(shí)施OA系統(tǒng)進(jìn)行專項(xiàng)部署，動(dòng)員全司上下統(tǒng)一思想，統(tǒng)一步調(diào)，統(tǒng)一要求，確保如期建好OA系統(tǒng)，全面用好OA系統(tǒng)，為森達(dá)熱電持續(xù)優(yōu)質(zhì)高效發(fā)展提供可靠的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。這里，我根據(jù)總公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究的意見，講三個(gè)方面的問題，供大家傳達(dá)落實(shí)。

一、統(tǒng)一思想，充分認(rèn)識(shí)實(shí)施OA系統(tǒng)的必要性

OA是OFFICE  AUTOMATION的縮寫，中文一般稱為網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，是一項(xiàng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，借助于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部和外部資源進(jìn)行有效整合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息互通、資源共享、實(shí)時(shí)報(bào)告、網(wǎng)上辦理的一項(xiàng)管理系統(tǒng)。從現(xiàn)實(shí)來看，實(shí)施OA系統(tǒng)是利用技術(shù)手段提高辦公效率，而且是優(yōu)化企業(yè)辦公方式、提升決策水平、提高辦事效率的重要工具。對(duì)于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言，OA是決策支持系統(tǒng)，能夠運(yùn)用科學(xué)的數(shù)學(xué)模型，通過企業(yè)內(nèi)外部信息互通，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)；對(duì)于中層管理者而言，OA是信息管理系統(tǒng)，能夠運(yùn)用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，提高經(jīng)營效率；對(duì)于普通員工而言，OA是事務(wù)與業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，能夠?yàn)閱T工提供良好的辦公手段和資料服務(wù)，提供學(xué)習(xí)提高的平臺(tái)，達(dá)到準(zhǔn)確、高效、愉快地工作。就我們熱電總公司目前的現(xiàn)狀來看，實(shí)施OA系統(tǒng)，需要從以下四點(diǎn)來認(rèn)識(shí)：

1、是企業(yè)自身發(fā)展的內(nèi)在需求?，F(xiàn)代企業(yè)各項(xiàng)決策與管理活動(dòng)的實(shí)施，都必須建立在充分占有真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)的信息基礎(chǔ)上，用信息流主導(dǎo)物流、資金流是現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展趨向。從一定意義上講，企業(yè)決策、管理的過程，包括生產(chǎn)營運(yùn)的過程，實(shí)際上就是對(duì)信息把握、分析、運(yùn)用和決斷的過程，信息不對(duì)稱往往是延誤決策時(shí)機(jī)、造成決策失誤、帶來執(zhí)行偏差的重要因素。尤其是對(duì)于我們森達(dá)熱電來講，屬于技術(shù)密集型企業(yè)，其內(nèi)部生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售及資金保障、行政服務(wù)等各個(gè)方面十分復(fù)雜，各個(gè)部門、各個(gè)崗位都是企業(yè)運(yùn)行系統(tǒng)的重要組成部分，既相互聯(lián)系，又相互影響，既相互服務(wù)，又相互制約，圍繞工作目標(biāo)協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，缺一不可，無論哪個(gè)方面、哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)一點(diǎn)障礙和問題，都會(huì)影響整體運(yùn)行的速度、質(zhì)量及效果。加上森達(dá)熱電分布三地，空間距離較大容易帶來信息溝通不暢，在同總公司本部的溝通和及生產(chǎn)、供應(yīng)等方面對(duì)接上，增加了不少的難度，更需要我們借助于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的0A系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息共享、資源整合，把路途上的遠(yuǎn)距離轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)上的無距離，即使各個(gè)層面的管理者遠(yuǎn)在千里之外，也都能幾乎達(dá)到臨場(chǎng)指揮的效果。

2、是降低運(yùn)行成本的有效途徑。企業(yè)的成本可分為有形的物耗成本、資金成本和無形的時(shí)間成本、內(nèi)部交易成本等方面。從有形物耗成本方面來講，實(shí)施0A系統(tǒng)后，企業(yè)設(shè)備材料、各類物資及辦公設(shè)施、辦公用品等方面的需求情況、庫存情況均在系統(tǒng)上如實(shí)反映，包括供應(yīng)客戶的資料、供應(yīng)價(jià)格情況也都一目了然，可以大限度地降低庫存，減少資金占用，達(dá)到保證供應(yīng)的目的。同時(shí)，將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙成本，都會(huì)有較大幅度的節(jié)約。從無形的時(shí)間成本方面看，實(shí)施0A系統(tǒng)后，企業(yè)內(nèi)外部各類文書材料的起草呈批，各個(gè)方面報(bào)表的報(bào)送傳遞，各項(xiàng)通知及決策指令的下達(dá)，各個(gè)方面情況的匯報(bào)，均可通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)即時(shí)性流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，有許多項(xiàng)工作不用跑來跑去，當(dāng)面等候?qū)徟?，大大縮短傳輸時(shí)間，而且破除了企業(yè)原有的上下級(jí)之間、部門之間的辦事“壁壘”和信息“孤島”現(xiàn)象，提高工作效率，減少相互之間的交易成本，把時(shí)間轉(zhuǎn)化為金錢。與時(shí)同時(shí)，包括企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度、決議決定、業(yè)務(wù)交流、動(dòng)態(tài)新聞、公告事項(xiàng)等內(nèi)容，都能通過0A系統(tǒng)向全體員工開放，成為員工了解企業(yè)文化、規(guī)范個(gè)人行為的依據(jù)，能夠有效地減少員工直接培訓(xùn)成本，拓展員工教育的渠道。

3、是強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督的重要手段。依托于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)而建立的0A系統(tǒng)，是面向企業(yè)內(nèi)部各個(gè)工作崗位而建立、設(shè)置的，企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)幾乎全面處于公開、透明的“陽光”式運(yùn)作之中。既是管理者和絕大多數(shù)員工履行崗位職責(zé)的重要工具，又是各自崗位目標(biāo)任務(wù)完成狀況的真實(shí)記錄；既是領(lǐng)導(dǎo)及管理層下達(dá)任務(wù)、布置工作、頒發(fā)規(guī)章的渠道，又是員工向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提請(qǐng)解決問題的載體；既是上級(jí)對(duì)下級(jí)工作進(jìn)度情況的實(shí)時(shí)監(jiān)控，又對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門對(duì)下指示、答復(fù)、提供支持情況的真實(shí)與實(shí)時(shí)反映。通過0A系統(tǒng)，企業(yè)各項(xiàng)決策的確定情況、各級(jí)各部門、各個(gè)崗位的實(shí)施狀態(tài)，都能作出逐一客觀反映，強(qiáng)化了對(duì)各項(xiàng)工作實(shí)施過程的控制，對(duì)于管理者掌握全面情況或是部門情況，檢查各項(xiàng)任務(wù)、各項(xiàng)工作的進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，提出解決性方案與措施，都有著十分積極的作用。0A系統(tǒng)同時(shí)也便于下級(jí)和員工及時(shí)掌握了解管理者和上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)履行職責(zé)情況，對(duì)各項(xiàng)決策、指示、答復(fù)、協(xié)調(diào)是否及時(shí)、得體作出評(píng)判，實(shí)際上也是對(duì)管理者、領(lǐng)導(dǎo)者是否作為的有力監(jiān)督，同時(shí)還可以通過對(duì)應(yīng)作為而不作為者適時(shí)諫議，進(jìn)而達(dá)到上與下的雙向監(jiān)督，全面提高執(zhí)行力，保證各項(xiàng)工作落實(shí)到位。

4、是推進(jìn)管理創(chuàng)新的必然取向。企業(yè)，離不開管理。森達(dá)熱電隨著營運(yùn)規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)管理的復(fù)雜程度也就會(huì)隨之提高；隨著市場(chǎng)競爭的不斷加劇，企業(yè)各項(xiàng)工作運(yùn)行的速率必須隨之加快。如果我們所依賴的仍然是手工管理、人治管理、粗放管理和經(jīng)驗(yàn)管理，勢(shì)必弱化管理，勢(shì)必慢人一拍。事實(shí)上，我們目前管理中存在的情況不明、職責(zé)不清、相互扯皮、執(zhí)行不到位等問題，固然與我們的管理思想不夠先進(jìn)、管理制度不夠健全、管理督查不夠得力等方面原因有關(guān)，與管理手段的落后陳舊，也有著十分緊密的聯(lián)系。由于管理手段的滯后，帶來管理信息缺乏完整性，傳遞速度缺乏實(shí)時(shí)性，管理者難以準(zhǔn)確、及時(shí)掌握企業(yè)內(nèi)部物流、資金流的真實(shí)情況，也就難以正確、迅速地作出相應(yīng)決策，對(duì)各項(xiàng)決定、制度、指令執(zhí)行情況的了解也容易是憑印象，缺少di一現(xiàn)場(chǎng)、di一時(shí)間的了解和把握，造成管理工作中的被動(dòng)，往往是放“馬后炮”，很難打“預(yù)防針”，導(dǎo)致一些問題久拖不決，一些錯(cuò)誤一犯再犯。再從另一個(gè)方面看，管理創(chuàng)新的一項(xiàng)重要內(nèi)容是制度創(chuàng)新，是從人治向法治轉(zhuǎn)變，而我們現(xiàn)在管理中人治的現(xiàn)象還比較嚴(yán)重，許多情況下還是人管人，缺乏用制度管理的經(jīng)驗(yàn)。通過OA系統(tǒng)的實(shí)施，對(duì)管理者和執(zhí)行者的行為都是一種強(qiáng)制性的規(guī)范，要求管理者通過制定相關(guān)“游戲”規(guī)則，行使管理者的職責(zé)，用制度規(guī)范人，用制度管好人；要求執(zhí)行者按制度操作，按規(guī)范落實(shí)。

總而言之，實(shí)施0A系統(tǒng)，是企業(yè)發(fā)展的必然，是市場(chǎng)競爭的必須，是管理創(chuàng)新的必要。我們一定要從建設(shè)熱電企業(yè)出發(fā)，充分認(rèn)清實(shí)施0A系統(tǒng)的重要性和客觀必然性，堅(jiān)決打贏這場(chǎng)“軟”投入的攻堅(jiān)戰(zhàn)役。

二、面向?qū)嶋H，明確0A系統(tǒng)的實(shí)施步驟

我們?cè)O(shè)計(jì)的0A系統(tǒng)，一切著眼于企業(yè)實(shí)際需要，著眼于解決企業(yè)目前存在的問題，著眼于提高工作效率，主要包括辦公自動(dòng)化、設(shè)備材料及燃料管理、物資管理、生產(chǎn)運(yùn)行四大模塊，擬用三個(gè)月的時(shí)間實(shí)施到位。主要分為五個(gè)階段。

1、動(dòng)員準(zhǔn)備階段。主要是召開動(dòng)員會(huì)議，建立0A系統(tǒng)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)小組和工作班子，制定相關(guān)工作制度，與委托方XXX公司簽訂實(shí)施協(xié)議書，明確雙方的職責(zé)權(quán)利與義務(wù)。

2、需求調(diào)查階段。發(fā)動(dòng)全公司各部門、各崗位進(jìn)行深入的調(diào)查研究，主要明確兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是明確本部門、本崗位的工作職能及其具體工作事項(xiàng)；二是明確本部門、本崗位需提請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)。在進(jìn)行調(diào)查研究的過程中，要堅(jiān)持做到三點(diǎn)：一要真實(shí)，所有列出的事項(xiàng)都必須是實(shí)際工作已經(jīng)遇到，或必將遇到的，不能想當(dāng)然，提供不真實(shí)的信息；二要過細(xì)，要將各項(xiàng)職責(zé)及需求具體化，詳細(xì)反映到每一個(gè)工作環(huán)節(jié)、每一項(xiàng)具體材料，不能是憑主觀匡估；三要全面，就是要縱向到底、橫向到邊，不留死角，這樣，才能使設(shè)計(jì)的OA系統(tǒng)滿足生產(chǎn)經(jīng)營和各項(xiàng)決策、管理的需求。

3、系統(tǒng)配套階段。根據(jù)企業(yè)總體工作目標(biāo)任務(wù)及各部門、各崗位的職責(zé)及需求，重組物料流程和工作流程，優(yōu)化篩選，確定路徑，建立起系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，并設(shè)計(jì)出相關(guān)軟件改進(jìn)系統(tǒng)。

4、上線運(yùn)用階段。將設(shè)計(jì)出的OA系統(tǒng)在公司內(nèi)部全面試運(yùn)行，通過實(shí)際運(yùn)用及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的不足，提出整改的要求，交由委托方修改完善，使之更加貼近企業(yè)需要，滿足各部門、各崗位的實(shí)際需求。

5、集成優(yōu)化階段。通過前期試運(yùn)行的謀合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門、各崗位信息及需求的相互貫通，真正搭建起暢通無阻的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

三、強(qiáng)勢(shì)推進(jìn)，保證0A系統(tǒng)實(shí)施到位

實(shí)施0A系統(tǒng)，不單純是運(yùn)用一種網(wǎng)絡(luò)工具，更是推廣一種先進(jìn)的管理理念，是一場(chǎng)深刻的管理創(chuàng)新，是對(duì)我們傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理、行政管理和粗放管理的挑戰(zhàn)，也是對(duì)我們隊(duì)伍素質(zhì)的一次檢驗(yàn)。

首先，要澄清種種模糊認(rèn)識(shí)。一要澄清OA系統(tǒng)深?yuàn)W莫測(cè)，我們文化水平低，運(yùn)用不了的認(rèn)識(shí)。應(yīng)當(dāng)承認(rèn)，OA系統(tǒng)軟件，確實(shí)屬于高知識(shí)層次領(lǐng)域，但我們不是去開發(fā)這一軟件，而是運(yùn)用這一軟件，而且運(yùn)用的是一個(gè)比較成熟的軟件，只要我們?nèi)硇耐度?，完全能夠運(yùn)用自如、得心應(yīng)手。二要澄清OA系統(tǒng)復(fù)雜龐大，我們管理基礎(chǔ)差，推行不了的認(rèn)識(shí)。我們的管理基礎(chǔ)還不扎實(shí)，這是現(xiàn)實(shí)，但也應(yīng)當(dāng)看到實(shí)施OA系統(tǒng)將從基礎(chǔ)一步一步抓起，這就為我們提供了一個(gè)全面的補(bǔ)課機(jī)會(huì)，更重要的是我們對(duì)此已有充分的思想準(zhǔn)備和組織準(zhǔn)備，只要按規(guī)程認(rèn)真執(zhí)行，按項(xiàng)目組的要求去做，就一定能夠順利推行下去。三要澄清OA系統(tǒng)是成熟的應(yīng)用軟件，拿來就行，用了就管用的認(rèn)識(shí)。OA系統(tǒng)本質(zhì)上講，是一種先進(jìn)的管理思想，而不只是一種技術(shù)，不能簡單地認(rèn)為是企業(yè)活動(dòng)的計(jì)算機(jī)化，它強(qiáng)調(diào)要用全局的觀點(diǎn)對(duì)待企業(yè)的全部生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)和各項(xiàng)管理行為。因此，不是買了計(jì)算機(jī)，買了軟件，拿過來組裝起來就行了，就算建立起OA系統(tǒng)了。它需要我們各部門都參與其中，共同分析現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，提出存在問題，以及對(duì)流程重組的具體要求和建議，共同研究設(shè)計(jì)我們今后的業(yè)務(wù)流程，對(duì)軟件進(jìn)行修改、改進(jìn)和升級(jí)，使XX公司的OA系統(tǒng)軟件，貼近我們的實(shí)際，融進(jìn)我們思想，適合我們的要求。

2、要堅(jiān)決執(zhí)行公司決定。一是服從項(xiàng)目組的統(tǒng)一指揮。實(shí)施OA系統(tǒng)是我們當(dāng)前的一項(xiàng)中心工作，所有部門、崗位都要服從、服務(wù)于項(xiàng)目組的指揮，不得有任何借口。二是服從項(xiàng)目組的安排。抽調(diào)至項(xiàng)目組的同志雖然是為各部門今后工作服務(wù)的，但在抽調(diào)期間一切服從項(xiàng)目組的統(tǒng)一安排，工作不能分心。三是服從項(xiàng)目組的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。OA系統(tǒng)實(shí)施涉及到企業(yè)的許多方面，所有部門都得要服務(wù)項(xiàng)目組的具體管理，不得有任何阻力。四是服從整體利益。實(shí)施OA系統(tǒng)會(huì)牽涉到公司的上上下下、方方面面，甚至?xí)鸵恍┎块T的利益、具體的工作發(fā)生某些沖突，在發(fā)生沖突時(shí)，各部門、各個(gè)人必須要以全局利益為重，做到利益上服從、時(shí)間上服從、人員上服從，不得有任何消極行為。

第三、要積極參與專項(xiàng)培訓(xùn)?？梢赃@么說，培訓(xùn)工作不到位，OA系統(tǒng)的實(shí)施就不會(huì)達(dá)到預(yù)期效果。因此，培訓(xùn)工作十分重要。對(duì)培訓(xùn)工作要明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)制度、考核辦法，參培情況、培訓(xùn)效果、考核成績要作為年度評(píng)優(yōu)的重要依據(jù)，作為能否通過OA上崗考核的重要指標(biāo)。對(duì)培訓(xùn)不主動(dòng)、不積極者要予以嚴(yán)肅批評(píng)，甚至行政處理。今后，所有上崗人員都要通過公司組織的OA系統(tǒng)上崗考試，持證上崗。實(shí)施OA系統(tǒng)后，公司的管理將不再依賴于哪一個(gè)人，而是依賴于整個(gè)OA系統(tǒng)，每個(gè)管理崗位都將通過OA系統(tǒng)的運(yùn)用行使自己的權(quán)力。凡不學(xué)會(huì)使用OA系統(tǒng)從事本職工作者，就無法勝任崗位工作。

第四、要認(rèn)真執(zhí)行運(yùn)行規(guī)范。OA系統(tǒng)之所以能夠提高我們的工作效率，重要的因素就是工作的規(guī)范性。工作扯皮、效率低下的主要原因，也就是工作不規(guī)范。因此，在流程的制定上，一定要高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)，要從提升企業(yè)競爭力、快速響應(yīng)市場(chǎng)、大化創(chuàng)造效益的角度來研究、制定和改造我們的業(yè)務(wù)流程。對(duì)一經(jīng)確定的業(yè)務(wù)流程，必須嚴(yán)格、規(guī)范地定義在OA系統(tǒng)中，體現(xiàn)在具體運(yùn)行過程中。任何人都無權(quán)單方面更改業(yè)務(wù)流程，或不按照定義后的業(yè)務(wù)流程運(yùn)行。業(yè)務(wù)流程的改變，一定要通過有關(guān)組織的論證、研討并經(jīng)過總公司會(huì)辦同意。業(yè)務(wù)流程重組，將打破部門之間的權(quán)力和職責(zé)界限，甚至涉及到工作的重新分工、崗位的重新設(shè)置、利益的重新分配等，各部門一定要站在全局的利益、長遠(yuǎn)的發(fā)展角度來思考、來對(duì)待，決不允許為個(gè)人利益、部門利益而影響OA系統(tǒng)全面實(shí)施現(xiàn)象的發(fā)生。

同志們，實(shí)施OA系統(tǒng)的攻堅(jiān)戰(zhàn)已經(jīng)打響，能否取得這一戰(zhàn)役的決定性勝利，關(guān)系到我們能否創(chuàng)造新的成本優(yōu)勢(shì)、管理優(yōu)勢(shì)，而且關(guān)系到我們每個(gè)人在森達(dá)熱電能否更快、生存發(fā)展；關(guān)系到我們能否繼續(xù)保持同行先進(jìn)地位，而且關(guān)系到森達(dá)熱電運(yùn)行期的持續(xù)優(yōu)質(zhì)高效發(fā)展。因此，需要我們高度重視、全力以赴、全心投入，堅(jiān)決打贏OA系統(tǒng)實(shí)施攻堅(jiān)戰(zhàn)，把我們的整體管理素質(zhì)提升到一個(gè)新境界。