備用金是物流企業(yè)撥付給企業(yè)內部用款單位或職工個人作為零星開支的備用款項。企業(yè)撥付的備用金,根據(jù)管理需要,可以采用一次性備用金或定額備用金制度,在“其他應收款一一備用金”明細賬戶中進行核算。
一、備用金的借支
1．企業(yè)各部門填制“備用金借款單”，一方面財務部門核定其零星開支便于管理,另一方面，憑此單據(jù)支給現(xiàn)金；
2．各部門零星備用金，一般不得超過規(guī)定數(shù)額，若遇特殊需要應由企業(yè)部門經(jīng)理核準；
3．各部門零星備用金借支應將取得的正式發(fā)票定期送到財務部門備用金管理人員（出納員）手中，沖轉借支款或補充備用金。
二、備用金的保管
1．備用金收支應設置“備用金”賬戶，并編制“收、支日報表”送經(jīng)理；
2．備用金定期根據(jù)取得的發(fā)票編制備用金支出一覽表，及時反映備用金支出情況；
3．備用金賬戶應做到逐月結清；
4．出納人員應妥善保管各種與備用金相關的各種票據(jù)。備用金的管理不論采用何種辦法，都應嚴格備用金的預借、使用和報銷的手續(xù)制度。
三、備用金報銷制度
備用金報銷的處理依企業(yè)備用金管理制度的不同而有所區(qū)別。備用金管理制度可以分為定額備用金制度和非定額備用金制度兩種。
1．所謂定額備用金是指單位對經(jīng)常使用備用金的內部各部門或工作人員根據(jù)其零星開支、零星采購等的實際需要而核定一個現(xiàn)金數(shù)額，并保證其經(jīng)常保持核定的數(shù)額。實行定額備用金制度，使用定額備用金的部門或工作人員應按核定的定額填寫借款憑證，一次性領出全部定額現(xiàn)金，用后憑發(fā)票等有關憑證報銷，出納員將報銷金額補充原定額，從而保證該部門或工作人員經(jīng)常保持核定的現(xiàn)金定額。只有等到撤銷定額備用金或調換經(jīng)辦人時才全部交回備用金。
實行定額備用金制度的單位，備用金領用部門支用備用金后，應根據(jù)各種費用憑證編制費用明細表，定期向財會部門報銷，領回所支用的備用金。對于預支的備用金，撥付時可記入“備用金”（或“其他應收款”）科目的借方；報銷和收回余款時記入該科目的貸方。除撥付、增加或減少備用金定額時通過“備用金”科目核算外，日常支用報銷補足定額時，都無須通過該科目而將支用數(shù)直接記入有關成本類科目、費用類科目。
【例1】A公司維修科使用定額備用金制度，金額為1 200元。5月14日用現(xiàn)金購買零配件800元，其備用金只剩下400元，次日到財務科報銷，會計編制付款憑證，出納員補給現(xiàn)金800元，這樣維修科的備用金又達到了 1 200元。會計分錄是：
借：管理費用 800
貸：現(xiàn)金 800
如果5月14日維修科購買零配件實際支付了1 400元，由經(jīng)辦人員墊付現(xiàn)金200元，則5月15日報銷時，出納員應付給的現(xiàn)金就是1 400元，維修科備用金在支付給經(jīng)辦人員墊付款200元后又恢復到1 200元。
2．非定額備用金是指單位對非經(jīng)常使用備用金的內部各部門或工作人員，根據(jù)每次業(yè)務所需備用金的數(shù)額填制借款憑證，向出納員預借現(xiàn)金，使用后憑發(fā)票等原始憑證一次性到財務部門報銷，多退少補，一次結清，下次再用時重新辦理領借手續(xù)。報銷時財務部門編制轉帳憑證，其借方科目與定額備用金報銷時相同，其貸方科目則為“其他應收款”科目。對于實際支出額小于預借金額的應編制現(xiàn)金收款憑證，收回多借的現(xiàn)金；對于實際支出大于預借金額的，編制現(xiàn)金付款憑證，補給經(jīng)辦人員墊付的款項。
【例2】A公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預借備用金1 600元，預借時，財務部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：
借：其他應收款——備用金（行政科） 1 600
貸：現(xiàn)金 1 600
行政科購買辦公用品1 520元后憑發(fā)票和驗收入庫單到財務部門報銷，交回多余現(xiàn)金80元，財務部門編制轉帳憑證一張，其會計分錄為：
借：管理費用 1 520
現(xiàn)金 80
貸：其他應收款——備用金（行政科） 1 600
出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。
如果行政科實際購買辦公用品1 780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規(guī)定編制轉帳憑證一張，其會計分錄為：
借：管理費用 1 780
貸：其他應收款——備用金（行政科）1 600
現(xiàn)金 180
出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180
（金雨生 供稿）
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